団体旅行では、個人旅行と違いさまざまな注意点があります。今回は団体旅行を企画する際に注意すべき点について解説します。また、計画から実施するまでのポイントについても詳しく解説していきます。「団体旅行の幹事を任されたけど、どうしたらよいか分からない」「団体旅行を計画中だが、どのような注意点があるか知りたい」という方は、ぜひ参考にしてみてください。
団体旅行の人数や形態について
団体旅行とは何人からを言うのか、業界によってさまざまで特に統一された明確な定義はありません。ちなみにJRの団体割引は8人以上から適用となります。
団体旅行には、集まるメンバーや目的によってさまざまな形態があります。主なものとしては以下のような形態が挙げられます。
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形態 |
内容と目的 |
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職場旅行 |
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グループ旅行 |
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修学旅行 |
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ゼミ旅行 |
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地域団体の旅行 |
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合宿旅行 |
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団体旅行を企画する際の注意点は？
ここからは、団体旅行企画時の注意点を解説していきます。
計画や準備は早めに始める
団体旅行の計画や準備には、非常に多くの検討事項や段取りが必要となります。旅行実施間際から始めようとすると、準備が間に合わなかったり、やるべきことの抜け漏れが発生したりしかねませんので、余裕をもって始めるようにしましょう。宿泊や交通機関などの予約が必要なものは、シーズンによっては予約がいっぱいで取れなくなってしまうこともありますので、早めに予約をしておくのが安心です。
また、コロナウイルス感染防止の観点から、団体旅行の計画に際しては、関係省庁が発信している注意点をよく確認して計画をすることも大切です。
旅行費用は余裕を見て多めに集金しておく
団体旅行では、旅行当日の状況によって、予定変更や人数変更などの発生はつきものです。宿泊や交通機関・入場施設など、人数の変更によって料金が変わるケースや、食事などで予定外に追加の費用がかかってしまうケースなどもあります。貸し切りバスにおいては、利用する人数が減ると、その分頭割りで一人当たりの金額が高くなることも念頭におかなければなりません。
そのため、予算ギリギリで集金をしていると、いざという時に足りなくなってしまう恐れもあります。旅行費用の集金は、ある程度余裕をもって多めに集金しておくのが望ましいのです。
人数変更や行先変更が可能な期限を確認しておく
団体旅行での各種予約は、人数変更やキャンセルができる期限が決められているケースが多いです。例えば旅行会社に一任している場合は、旅行実施日から起算した日数により、人数変更やキャンセルに対する違約金が規定されています。宿泊施設や貸し切りバスなども同様に規定されているケースが多いのです。そのため、いつまでなら人数変更やキャンセルをしても違約金がかからないか、あらかじめ確認をしておくことで、無駄な出費を防ぐことができます。
旅行中の万が一に備える
旅行先でのアクシデントに備えることも重要です。団体旅行ともなると、参加人数が多い分、体調が悪くなる人やけがをする人が発生する確率も高くなります。ちょっとした手当てができるような救急キットや風邪薬・酔い止め・頭痛薬などを準備しておくと安心です。
また、旅先で大きな事故や病気に見舞われる可能性に備えて、少額でも団体用の旅行傷害保険に加入しておくことを検討するのもよいでしょう。
実施前の予約の確認を確実にしておく
宿泊施設や交通機関、食事などの予約の確認は確実にしておきましょう。旅行会社に任せている場合は、事前の確認は旅行会社の方で全て対応してくれますが、自分たちで予約をしている場合は、日程・時間・人数など事前に必ず確認したほうがよいです。自分が間違えて予約をしている可能性だけでなく、予約を受け付けた相手先が間違えて受け付けている場合もあります。
とくに宿泊施設などは、万が一宿泊日を間違えて予約したまま現地に行った場合、大人数で泊まれる代替の部屋や施設が無いという最悪のケースにもなりかねません。
団体旅行実施までのポイントについて
団体旅行の計画から実施までには、非常に多くの検討事項や準備、段取りが必要となります。ここでは、旅行実施までのフローを時系列で順番に解説していきます。
旅行日程や行先の計画
旅行日程や行先の計画は、団体旅行の企画における最初の出発点となります。メンバーや旅行の目的を考慮しながら日程と行先を検討します。そして、行先によって交通機関を選択し、必要な日数を検討していきます。
旅行予算を決める
旅行の行先や日数によって、おおまかな予算が決まってきますが、宿泊行程の場合には、宿泊施設のグレードによっても予算は大きく変わってきます。また、先に予算ありきで、行先や日数を決めるパターンもあります。旅行の目的などによって何に予算をかけるかの方針を決めておくと、旅行費全体の予算を決めやすいです。また、旅行の手配を旅行会社に一任する場合は、複数の旅行会社から見積もりを取って選択することも可能です。
旅行の予約を取る
行先や日程と予算が決まったら、予約が必要なところに予約を入れます。主には宿泊施設、貸し切りバスや列車・飛行機などの交通機関、食事、見学施設などとなります。個人で行く場合には予約の必要が無い昼食場所や見学施設も、団体旅行の場合は事前の予約が必要なことがほとんどです。また、宿泊施設の予約に際しては、部屋数が何部屋必要かも決めて予約をしなければなりませんので、事前に部屋割りをどうするかの検討もしておく必要があります。
関係各所との打ち合わせをする
団体旅行は参加人数が多いため、旅行当日の急な行程の変更や柔軟な対応が難しい場合が多いです。そのため関係各所との事前の打ち合わせが重要となります。
参加者へ案内する
日程や行程など全ての内容が確定したら、参加者へ事前の案内をすることも大切です。可能であれば「旅のしおり」のようなものを準備して参加者に事前に配布しておくと、参加者が安心なだけでなく、旅行に対する期待感を持ってもらうことにもつながるでしょう。
実施前の予約確認をする
前章の注意点でも述べた通り、関係各所の予約の確認を必ずしましょう。人数や到着時間などの変更が生じた場合も、漏れなく事前の連絡をする必要があります。
まとめ
団体旅行を企画する際の注意点や実施までのポイントについて解説しました。これから団体旅行を計画する皆さんの参考になれば幸いです。
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